Verwalterwechsel leicht gemacht – Ihr neuer Verwalter
AUFGABEN VOR EINER OBJEKTÜBERNAHME
Die SE-Verwaltung (Sondereigentumsverwaltung) gleicht in vielerlei Hinsicht der Mietverwaltung. Doch die Aufgabe eines Hausverwalters beginnt nicht erst mit seiner offiziellen Bestellung - nein, sie beginnt schon lange davor.
Haben Sie sich schon einmal gefragt, wie wir Sie als Ihr neuer Verwalter in die Betreuung Ihres Objekts einführen?
Lassen Sie uns gemeinsam einen Blick darauf werfen, wie wir bereits im Vorfeld für einen reibungslosen Start sorgen.
Hinweise für die Zusammenarbeit mit einem Hausverwalter
Aktuelle Unterlagen beim bisherigen Verwalter abfordern:
- Sichtungsphase
- Eigentümerliste mit allen Kontaktdaten
- Beleg über die Höhe der aktuellen Hausgelder
- Wirtschaftsplan des laufenden Jahres
- Letzte Jahresabrechnung (Nebenkosten)
- Kontenplan
- Einrichtung der neuen Gemeinschaftskonten (Treuhandkonten)
Zwei Monate vor Beginn der Verwaltertätigkeit
- Einrichtungsphase (Set-Up)
- Einarbeitung aller objekt- und personenbezogenen Daten in die Fachsoftware
- Einrichtung der buchhalterischen Vorgänge wie beispielsweise Lastschrifteinzüge oder Daueraufträge
- Informationsschreiben an die Eigentümer zur Übernahme der Verwaltung mit Bekanntgabe der Kontoverbindungen und der Höhe des Hausgeldes
- Terminierung der Übernahme aller Objekt-/ Verwaltungsunterlagen vom bisherigen Verwalter
- Einrichtung der Ablagesysteme
Kaufmännische Übernahme - sofort nach Erhalt der Unterlagen
- Übernahme aller Objektunterlagen (auch: Altakten) des Verwaltungsobjektes
- Erstellung eines Übernahmeprotokolls mit Verzeichnis aller übernommenen Akten, Schlüssel, Gerätschaften - bei Dissonanzen im Beisein eines Beirates der Gemeinschaft
- Detaillierte Sichtung und Kontrolle aller Unterlagen
- Prüfung der Unterlagen auf Vollständigkeit
- Anpassung von Ablage und Ordnerstruktur an das eigene System
- Prüfung aller vorhandenen Verträge (Wohngebäudeversicherung,
Energielieferanten, Wartungsverträge etc.) auf Laufzeiten, Einsparpotentiale - Kündigung und Umdeckung von Verträgen, wenn erforderlich oder Gewinn bringend
- Abgleich der Kontostände des Giro-/ Rücklagenkontos mit der Abrechnung
- Kontrolle des Vermögensstatus und Klärung eventueller Differenzen mit dem bisherigen Verwalter
- Rundschreiben an alle Rechnungen stellenden Unternehmen, Behörden und Lieferanten in Sachen Verwaltungsübernahme
- Erteilung von Einzugsermächtigungen, Einrichtung von Daueraufträgen für die ständig wiederkehrenden Zahlungsverpflichtungen
- Überprüfung von rückständigen Hausgeldern oder Abrechnungsfehlbeträgen und ggfs. erneute Abmahnung; Prüfung des aktuellen Standes eventueller Hausgeldklagen
- Sofern andere Prozesse anhängig sind: Sichtung der Akten und des bisherigen Verfahrensverlaufs; Rücksprache mit Anwälten; Übertragung der Mandate zum eigenen (Haus-)Anwalt
Technische Übernahme – drei bis vier Wochen nach Erhalt der Unterlagen (Ein Monat vor Beginn der allumfassende Verwaltertätigkeit)
- Detaillierte Objektbesichtigung des Gemeinschaftseigentums
- Fixierung der ermittelten Erkenntnisse vor Ort in Form eines schriftlichen Berichtes, der mit Fotos untermauert wird
- Entwicklung und Aufstellung eines Aktionsplans für notwendige Reparaturen und Maßnahmen
- Bei erforderlichen und kostspieligen Reparaturen oder gar Sanierungen:
Aufstellung eines Instandhaltungs- und Finanzierungsplans für die nächsten fünf Jahre mit Abgleich der vorhandenen Rücklage
Checkliste für die Übergabe von Verwaltungsunterlagen
Für die Übernahme und insbesondere die Durchführung der Verwaltung werden alle hierfür notwendigen Unterlagen, Dokumente, Bescheide und sonstige Papiere benötigt, die zur verantwortlichen Durchführung der übertragenen Aufgaben erforderlich sind. Es sind dies insbesondere die in unserer Checkliste für die Übergabe von Verwaltungsunterlagen beispielhaft aufgeführten Haus- und Grundstücksunterlagen.
Die Checkliste als PDF-Datei finden Sie hier.
(Bitte klicken Sie auf den blauen Link)
Bei Interesse können Sie gerne über den folgenden Button ein unverbindliches Angebot anfordern:
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